Покупка товаров за рубежом, их доставка и растаможка требуют сбора пакета документов. В список важнейших входят коммерческий инвойс (или просто инвойс), а также проформа-инвойс. Из-за названий эти две бумаги иногда путают, хотя между ними есть существенная разница. От качества их оформления зависит успех сделки: перечисление денег продавцу, организация перевозки купленной продукции, а также прохождение таможни. Очень важно знать, чем отличается проформа-инвойс от инвойса, цели оформления каждой бумаги.
Что такое инвойс
Чтобы объяснить простыми словами, что такое инвойс и зачем нужен этот документ, можно сравнить его с более привычной нам счет-фактурой. Он составляется продавцом и необходим для отгрузки товара, организации его транспортировки, оформления на таможне и т.п. В нем содержатся исчерпывающие сведения о приобретаемой продукции (ее характеристики, стоимость, особенности транспортировки и т.п.), а также реквизиты для перечисления денег. Эта информация необходима еще и для прохождения таможни, поскольку она определяет размер пошлины.
Для составления и получения инвойса должен быть заключен торговый контракт. Документ используется только в международной торговле, для сделок внутри России выставляют его аналог: счет на оплату.
Что такое проформа-инвойс
Если коммерческий инвойс – это финальный документ, по которому производится оплата счета и отгрузка купленной продукции, то проформа-инвойс составляется на предварительном этапе. Она также может содержать базовые сведения о товаре, его стоимости, количестве единиц и т.п., однако эта информация не является окончательной. В дальнейшем она может меняться. Для оформления бумаги не требуется торговое соглашение.
Проформа-инвойс часто составляется для внесения предоплаты, а также выкупа товаров при отсутствии международного контракта. Ее нередко составляют при отправке бесплатных товаров, например, гуманитарной помощи, образцов для исследования в лабораториях, выставочных экземпляров.
Проформа-инвойс может использоваться не только на международном, но и на внутреннем рынке.
Основные отличия инвойса от проформы-инвойса
Прежде чем приступать к правилам заполнения документации, важно кратко перечислить основные различия между инвойсом и проформой-инвойсом.
Параметр | Инвойс | Проформа-инвойс |
Необходимость предварительного заключения контракта | Контракт обязателен | Может составляться без контракта |
Использование в РФ | Не используется | Используется и в РФ, и за ее пределами |
Информация | Обязательно указание количества продукции и ее стоимости | Цена и количество товара могут не указываться или меняться в зависимости от ситуации |
Отгрузка товара по документу | Полная | Только частичная |
Использование в РФ | Не используется | Используется |
Существуют ситуации, когда один документ может заменить другой, но в международной торговле чаще всего используется именно коммерческий инвойс. Он является более надежным вариантом, защищает продавца и покупателя и идеально подходит для оформления таможенной документации.
Почему важно правильно оформить документацию
В большинстве случаев при закупке товаров в Китае требуется оформление инвойса. Его составляет продавец, однако покупателю очень важно знать все нюансы и тщательно проверить документ. Он выполняет ряд важнейших задач:
- обеспечивает безопасность продавца и покупателя;
- доказывает факт совершения сделки;
- помогает рассчитать налоги и сборы, в том числе при прохождении таможни как в Китае, так и в России;
- требуется для составления отчетов по финансам;
- облегчает учет купленного товара, прибыли и издержек.
Ошибки в оформлении инвойса могут стать причиной задержки товара при прохождении таможни. Если у сотрудников пограничного контроля возникнут вопросы, потребуется предоставить дополнительную документацию, подготовка которой потребует времени.
Правила составления инвойса
В отличие от большей части документов, использующихся в международной торговле, правила оформления инвойса не внесены в законодательство, но при этом они являются довольно жесткими. В бланк вносятся базовые сведения об участниках сделки, посредниках при их наличии, платежные реквизиты, сроки оплаты и доставки. Важно учитывать ряд нюансов.
- Оптимально оформлять документацию на фирменных бланках компании, отгружающей товар, снабженных реквизитами. Подходит и обычная бумага (А4).
- Заполнять бумаги можно вручную или в электронном виде. В последнем случае документ потребуется предварительно распечатать.
- На документе ставится подпись человека, отвечающего за отгрузку выкупленного товара, а вот печать не является обязательным условием, равно как и подпись заказчика.
- Как правило, документация оформляется на английском языке, однако для прохождения таможенного контроля на российской стороне потребуется составить перевод документа.
- Стоимость указывается в той валюте, в которой проводится сделка. Если одновременно используются несколько видов валюты, для расчета используется курс, актуальный в день составления инвойса.
- Если продавец также оказывает услуги по доставке и/или страхованию товара, этот пункт также должен быть отражен в документе и учтен при расчете финальной стоимости.
Для совершения сделки потребуется шесть экземпляров документа. На каждом указывается дата и время составления, а также индивидуальный номер. Продавец обязательно должен тщательно проверить информацию и поставить отметку об этом.
Как оформить проформу-инвойс
Проформа-инвойс оформляется по тем же правилам, однако сведения, внесенные в нее, могут быть изменены по обоюдному согласию продавца и покупателя. По этому документу нельзя совершить полную оплату и отгрузку продукции, вот почему после согласования он заменяется на коммерческий инвойс.
Как составляется описание товаров
Одной из важнейших частей инвойса является описание товаров. Именно оно составляет базу документа и служит основой для дальнейших действий. Для каждого типа продукции требуется отдельное описание с указанием общего количества экземпляров. Всем товарам присваиваются уникальные номера. Описание должно включать следующие сведения:
- название (без сокращений);
- количество единиц;
- артикул и/или серийный номер (при наличии); если номера различаются у товаров одного и того же типа, их перечисляют списком, делать отдельное описание для каждого не требуется;
- материал, из которого сделана продукция;
- код товара в соответствии с ТН ВЭД;
- страна-производитель;
- вес продукции и количество мест;
- особенности упаковки;
- цена каждой единицы.
На основании предоставленной информации рассчитывается общая стоимость каждого вида продукции и партии, в целом. При необходимости продавец вносит в описание дополнительные характеристики.
Особые требования для некоторых категорий продукции
Для некоторых товаров существуют особые требования к заполнению коммерческого инвойса.
- Часы. Товар описывается по частям: корпус, механизм, камни, которые используются для декора и т.п. Каждый элемент имеет отдельный номер и собственное описание.
- Химикаты. Необходимо подготовить подробное описание для точного определения типа химических веществ, а также поставить отметку, что продукция не требует особого контроля.
- Биологические образцы. Очень важно указать назначение товара и его происхождение, прописать требования к транспортировке и максимальный срок хранения продукции. Дополнительно требуется приложить к инвойсу разрешение на вывоз товара и его ввоз (необходимы при прохождении таможенного контроля).
- Текстиль. При составлении инвойса на текстильную продукцию необходимо прописывать состав ткани. Если используются смесовые волокна, требуется указывать долю каждого материала в процентах. Также важно прописать вид изделия, его назначение (мужское, женское, детское с указанием возраста). Образцы маркируются особым образом.
Если продукция отправляется в подарок, в инвойсе должна быть проставлена метка: Unsolicited gift.
Верификация
Поскольку даже небольшая ошибка в документации может стать причиной длительной задержки товара на таможне, срыва сроков поставки, штрафов и даже конфискации продукции, очень важно тщательно контролировать правильность заполнения инвойса. Покупатель должен убедиться, что в нем есть необходимые сведения, реквизиты и т.п., а также проверить качество описания товаров.
Типичные ошибки
Чаще всего в коммерческих инвойсах обнаруживаются следующие ошибки:
- недостаточно полное описание каждой категории продукции;
- неправильно рассчитанная стоимость или не та валюта;
- отсутствие цены одной или нескольких позиций;
- неуказание сроков поставки и/или оплаты;
- отсутствие подписи продавца и т.п.
Человеку, который не работает с инвойсами и таможенными документами регулярно, бывает сложно разобраться в нюансах их оформления и проверки. Именно поэтому намного проще и безопаснее доверить решение бумажных вопросов профессионалам.
Компания ChinaWay занимается транспортировкой товаров из Китая в Россию, а также решает сопутствующие задачи, в том числе связанные с оформлением счетов. Наши представители тщательно проверят инвойс от продавца, убедятся, что он составлен в соответствии с требованиями и содержит всю необходимую информацию. Если потребуется, специалист оформит таможенную декларацию, позаботится о разрешениях на вывоз, сертификатах и т.п. Все это поможет сэкономить время, силы и деньги, минимизировать риск задержки продукции на таможне и значительно упростить получение товаров. Звоните нам или закажите обратный звонок на сайте, чтобы узнать больше об услугах компании.