Проформа-инвойс и инвойс: отличия, особенности

Покупка товаров за рубежом, их доставка и растаможка требуют сбора пакета документов. В список важнейших входят коммерческий инвойс (или просто инвойс), а также проформа-инвойс. Из-за названий эти две бумаги иногда путают, хотя между ними есть существенная разница. От качества их оформления зависит успех сделки: перечисление денег продавцу, организация перевозки купленной продукции, а также прохождение таможни. Очень важно знать, чем отличается проформа-инвойс от инвойса, цели оформления каждой бумаги.

Что такое инвойс

Чтобы объяснить простыми словами, что такое инвойс и зачем нужен этот документ, можно сравнить его с более привычной нам счет-фактурой. Он составляется продавцом и необходим для отгрузки товара, организации его транспортировки, оформления на таможне и т.п. В нем содержатся исчерпывающие сведения о приобретаемой продукции (ее характеристики, стоимость, особенности транспортировки и т.п.), а также реквизиты для перечисления денег. Эта информация необходима еще и для прохождения таможни, поскольку она определяет размер пошлины.

Для составления и получения инвойса должен быть заключен торговый контракт. Документ используется только в международной торговле, для сделок внутри России выставляют его аналог: счет на оплату.

Что такое проформа-инвойс

Если коммерческий инвойс – это финальный документ, по которому производится оплата счета и отгрузка купленной продукции, то проформа-инвойс составляется на предварительном этапе. Она также может содержать базовые сведения о товаре, его стоимости, количестве единиц и т.п., однако эта информация не является окончательной. В дальнейшем она может меняться. Для оформления бумаги не требуется торговое соглашение.

Проформа-инвойс часто составляется для внесения предоплаты, а также выкупа товаров при отсутствии международного контракта. Ее нередко составляют при отправке бесплатных товаров, например, гуманитарной помощи, образцов для исследования в лабораториях, выставочных экземпляров.

Проформа-инвойс может использоваться не только на международном, но и на внутреннем рынке.

Основные отличия инвойса от проформы-инвойса

Прежде чем приступать к правилам заполнения документации, важно кратко перечислить основные различия между инвойсом и проформой-инвойсом.

Существуют ситуации, когда один документ может заменить другой, но в международной торговле чаще всего используется именно коммерческий инвойс. Он является более надежным вариантом, защищает продавца и покупателя и идеально подходит для оформления таможенной документации.

Почему важно правильно оформить документацию

В большинстве случаев при закупке товаров в Китае требуется оформление инвойса. Его составляет продавец, однако покупателю очень важно знать все нюансы и тщательно проверить документ. Он выполняет ряд важнейших задач:

• обеспечивает безопасность продавца и покупателя;
• доказывает факт совершения сделки;
• помогает рассчитать налоги и сборы, в том числе при прохождении таможни как в Китае, так и в России;
• требуется для составления отчетов по финансам;
• облегчает учет купленного товара, прибыли и издержек.

Ошибки в оформлении инвойса могут стать причиной задержки товара при прохождении таможни. Если у сотрудников пограничного контроля возникнут вопросы, потребуется предоставить дополнительную документацию, подготовка которой потребует времени.

Правила составления инвойса

В отличие от большей части документов, использующихся в международной торговле, правила оформления инвойса не внесены в законодательство, но при этом они являются довольно жесткими. В бланк вносятся базовые сведения об участниках сделки, посредниках при их наличии, платежные реквизиты, сроки оплаты и доставки. Важно учитывать ряд нюансов.

• Оптимально оформлять документацию на фирменных бланках компании, отгружающей товар, снабженных реквизитами. Подходит и обычная бумага (А4).
• Заполнять бумаги можно вручную или в электронном виде. В последнем случае документ потребуется предварительно распечатать.
• На документе ставится подпись человека, отвечающего за отгрузку выкупленного товара, а вот печать не является обязательным условием, равно как и подпись заказчика.
• Как правило, документация оформляется на английском языке, однако для прохождения таможенного контроля на российской стороне потребуется составить перевод документа.
• Стоимость указывается в той валюте, в которой проводится сделка. Если одновременно используются несколько видов валюты, для расчета используется курс, актуальный в день составления инвойса.
• Если продавец также оказывает услуги по доставке и/или страхованию товара, этот пункт также должен быть отражен в документе и учтен при расчете финальной стоимости.

Для совершения сделки потребуется шесть экземпляров документа. На каждом указывается дата и время составления, а также индивидуальный номер. Продавец обязательно должен тщательно проверить информацию и поставить отметку об этом.

Как оформить проформу-инвойс

Проформа-инвойс оформляется по тем же правилам, однако сведения, внесенные в нее, могут быть изменены по обоюдному согласию продавца и покупателя. По этому документу нельзя совершить полную оплату и отгрузку продукции, вот почему после согласования он заменяется на коммерческий инвойс.

Как составляется описание товаров

Одной из важнейших частей инвойса является описание товаров. Именно оно составляет базу документа и служит основой для дальнейших действий. Для каждого типа продукции требуется отдельное описание с указанием общего количества экземпляров. Всем товарам присваиваются уникальные номера. Описание должно включать следующие сведения:

• название (без сокращений);
• количество единиц;
• артикул и/или серийный номер (при наличии); если номера различаются у товаров одного и того же типа, их перечисляют списком, делать отдельное описание для каждого не требуется;
• материал, из которого сделана продукция;
• код товара в соответствии с ТН ВЭД;
• страна-производитель;
• вес продукции и количество мест;
• особенности упаковки;
• цена каждой единицы.

На основании предоставленной информации рассчитывается общая стоимость каждого вида продукции и партии, в целом. При необходимости продавец вносит в описание дополнительные характеристики.

Особые требования для некоторых категорий продукции

Для некоторых товаров существуют особые требования к заполнению коммерческого инвойса.

• Часы. Товар описывается по частям: корпус, механизм, камни, которые используются для декора и т.п. Каждый элемент имеет отдельный номер и собственное описание.
• Химикаты. Необходимо подготовить подробное описание для точного определения типа химических веществ, а также поставить отметку, что продукция не требует особого контроля.
• Биологические образцы. Очень важно указать назначение товара и его происхождение, прописать требования к транспортировке и максимальный срок хранения продукции. Дополнительно требуется приложить к инвойсу разрешение на вывоз товара и его ввоз (необходимы при прохождении таможенного контроля).
• Текстиль. При составлении инвойса на текстильную продукцию необходимо прописывать состав ткани. Если используются смесовые волокна, требуется указывать долю каждого материала в процентах. Также важно прописать вид изделия, его назначение (мужское, женское, детское с указанием возраста). Образцы маркируются особым образом.

Если продукция отправляется в подарок, в инвойсе должна быть проставлена метка: Unsolicited gift.

Верификация

Поскольку даже небольшая ошибка в документации может стать причиной длительной задержки товара на таможне, срыва сроков поставки, штрафов и даже конфискации продукции, очень важно тщательно контролировать правильность заполнения инвойса. Покупатель должен убедиться, что в нем есть необходимые сведения, реквизиты и т.п., а также проверить качество описания товаров.

Типичные ошибки

Чаще всего в коммерческих инвойсах обнаруживаются следующие ошибки:

• недостаточно полное описание каждой категории продукции;
• неправильно рассчитанная стоимость или не та валюта;
• отсутствие цены одной или нескольких позиций;
• неуказание сроков поставки и/или оплаты;
• отсутствие подписи продавца и т.п.

Человеку, который не работает с инвойсами и таможенными документами регулярно, бывает сложно разобраться в нюансах их оформления и проверки. Именно поэтому намного проще и безопаснее доверить решение бумажных вопросов профессионалам.

Компания ChinaWay занимается транспортировкой товаров из Китая в Россию, а также решает сопутствующие задачи, в том числе связанные с оформлением счетов. Наши представители тщательно проверят инвойс от продавца, убедятся, что он составлен в соответствии с требованиями и содержит всю необходимую информацию. Если потребуется, специалист оформит таможенную декларацию, позаботится о разрешениях на вывоз, сертификатах и т.п. Все это поможет сэкономить время, силы и деньги, минимизировать риск задержки продукции на таможне и значительно упростить получение товаров. Звоните нам или закажите обратный звонок на сайте, чтобы узнать больше об услугах компании.